Spolek Asociace nájemního bydlení z.s., sídlem Jungmannova 750/34, Nové Město, 110 00 Praha 1, IČ: 091 27 216, zapsaný ve spolkovém rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. L 73387 (dále též jen „ANB“, resp. též „správce“), jako správce osobních údajů ve smyslu zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), známé též pod názvem GDPR (dále též jen „Nařízení“, resp. „GDPR“), tímto dokumentem poskytuje ve smyslu ustanovení čl. 13 odst. 1 a 2 GDPR informace o rozsahu osobních údajů, které ANB zpracovává, k jakým účelům, z jakého právního titulu, jak dlouho, komu a z jakého důvodu je může ANB předat, a současně tímto podává informace o právech subjektů údajů souvisejících se zpracováním osobních údajů.

ANB sdružuje významné majitele rezidenčních bytů v České republice, kteří vlastní více než 55 000 nájemních bytů po celé republice. Jejím hlavním cílem je podpora rozvoje kvalitního nájemního bydlení v ČR a sdílení zkušeností členů s odbornou i laickou veřejností. Stejně tak má za cíl přispívat k edukaci a šíření etických principů v rámci oblasti nájemního bydlení a pomocí případových studií a výzkumů otevírat diskusi napříč obory i spektry.

ANB je poskytovatelem Platformy individuálních pronajímatelů (dále též jen „PIP“), prostřednictvím které nabízí vlastníkům a pronajímatelům bytů poradenské a servisní služby, radí, pomáhá, hájí jejich zájmy a informuje je o aktuálních legislativních změnách.

Kontaktní údaje správce

Asociace nájemního bydlení z.s.

Jungmannova 750/34

110 00 Praha 1 – Nové Město

e-mail: pip@asociacenajemnihobydleni.cz

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

ANB nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů.

Zpracovávané osobní údaje

Zpracováváme pouze takové osobní údaje, abychom vám mohli poskytovat kvalitní a profesionální služby a komfortní obsluhu, abychom dodržovali naše zákonné povinnosti a chránili své oprávněné zájmy. Údaje shromažďujeme především o členech ANB, individuálních vlastnících bytů, klientech, spolupracujících subjektech nebo třetích subjektech, kteří se o naše služby zajímají a kteří nás oslovili.

Zpracováváme základní osobní údaje, bez kterých by nemohl vztah mezi námi a vámi, jako subjekty osobních údajů, vzniknout, údaje o produktech a službách, které využíváte, údaje z naší komunikace a další údaje, aby okruh údajů byl přiměřený, relevantní a omezený na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme.

Nebudete-li s poskytnutím vašich osobních údajů souhlasit, mohou být naše služby pro vás omezené, např. vás nebudeme moci kontaktovat, poskytovat vám poradenské a informační služby apod.

Kompletní výčet účelů, pro které vaše osobní údaje zpracováváme, jakož i upřesnění konkrétních zpracovávaných údajů pro daný účel, naleznete níže.

Povinnost zpracovávat osobní údaje nám stanovuje řada právních předpisů. Mnohé údaje musíme zpracovávat pro účely archivace. Některé údaje zpracováváme z důvodů ochrany práv a právem chráněných zájmů jak ANB, tak i třetích osob. Zpracování z tohoto důvodu pečlivě posuzujeme. V ostatních případech zpracováváme vaše osobní údaje pouze s vaším souhlasem.

Osobní údaje zpracováváme manuálně i automatizovaně (např. pro vytváření statistických informací o návštěvnosti našich internetových stránek apod.).

Zpracováváme zejména osobní údaje těchto subjektů:

zaměstnanců a kontaktních osob členů ANB
vlastníků bytů
subjektů údajů kontaktujících ANB
uživatelů PIP
účastníků kurzů, školení, seminářů a jiných společenských akcí pořádaných ANB.

Rozsah, účel a právní titul zpracování osobních údajů

Rozsah osobních údajů subjektů údajů, které ANB zpracovává, se liší podle účelu zpracování.

Obvykle dochází ke zpracování osobních údajů v rozsahu:

identifikační osobní údaje (zejm. jméno, příjmení, akademický titul, příp. datum narození v odůvodněných případech, apod.)
kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mail, příp. bydliště, resp. jiná kontaktní adresa apod.)
další údaje (audio, video, foto záznamy, a to jenom v odůvodněných případech, obvykle na základě písemného souhlasu či oprávněného zájmu, a v souladu s právními předpisy)
ekonomické a finanční informace (zejm. údaje o vlastnictví bytů v rámci využívání Platformy individuálních pronajímatelů, číslo bankovního účtu apod.)
další specifické údaje získané zpravidla při vzájemné internaci (stížnosti, námitky, podnět, dotaz či žádosti)

Správce zpracovává osobní údaje z právního titulu

splnění smlouvy ve smyslu ustanovení čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení
- dojde-li mezi vámi a ANB ke vzniku smluvního vztahu (např. vznik členství v ANB či využívání Platformy individuálních pronajímatelů, účast na kurzech, seminářích či akcích pořádaných ANB apod.) zpracováváme vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu a v souladu s uzavřenou smlouvou
oprávněného zájmu správce ve smyslu ustanovení čl. 6 písm. f) Nařízení
- z tohoto titulu zpracováváme osobní údaje např. z důvodu zkvalitňování služeb, zamezení podvodům (např. při posuzování rizikovosti uzavření smlouvy), oznámení trestných činů a předání osobních údajů příslušnému orgánu – není-li toto zpracování nezbytné z důvodu plnění právní povinnosti, zajištění bezpečnosti sítě a informací, v rámci účinné obhajoby v případě sporu atd.)
souhlasu se zpracováním osobních údajů ve smyslu ustanovení čl. 6 písm. a) Nařízení
- některá zpracování mohou probíhat na základě vašeho uděleného souhlasu
plnění právní povinnosti ve smyslu ustanovení čl. 6 písm. c) Nařízení
- zejm. poskytování informací orgánům činným v trestním řízení, poskytování informací jiným orgánům veřejné moci apod.

Účelem zpracování osobních údajů je:

· vzájemná komunikace a interakce s členy ANB

· evidence členů ANB a Platformy individuálních pronajímatelů

vzdělávání, vedení kurzů, odborných seminářů a jiných společenských akcí pořádaných ANB
identifikace a autentizace subjektu údajů, vč. elektronické identifikace a autentizace
správa uživatelských účtů
kontrola plnění povinností vyplývajících ze smluvního vztahu, evidence porušení, neplnění sjednaných podmínek apod.
výkon a ochrana práv
vnitřní správa, řízení informací, optimalizace procesů (plánování, vyhodnocování nebo zvyšování efektivity práce), statistika, školení reporting
údaje o využívaných službách a produktech poskytovaných ANB (příp. prostřednictvím PIP)
přijímání a řešení požadavků a stížností
údaje ze vzájemné komunikace a interakce
využívání webových aplikací správce
marketingové účely
propagace produktů a služeb správce

Odhlášení ze zasílání newsletterů a obchodních sdělení

Jste-li našimi klienty na základě smluvního vztahu (členství v ANB či PIP), zasíláme vám (obvykle elektronickou formou) obchodní sdělení a newslettery. Nejste-li naším smluvním partnerem, můžeme vám obchodní sdělení či newslettery zasílat na základě vašeho souhlasu. V obou případech můžete ukončit odběr e-mailů stisknutím odhlašovacího odkazu v každém zaslaném e-mailu.[LB1]

Jak dlouho vaše osobní údaje zpracováváme

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány, obvykle po dobu tří (3) let, resp. po dobu, jak nám to ukládají právní předpisy.

Osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu jsou zpracovávány po dobu uvedenou v souhlasu, obvykle po dobu tří (3) let, s ohledem na účel, pro který byly poskytnuty, resp. po dobu, která je uvedena v souhlasu. Pro prokázání vzniku, trvání, změny či odvolání souhlasu uchovává správce tento souhlas obvykle po dobu jednoho (1) roku poté, co skončil účel zpracování, pro který byl souhlas subjektem údajů poskytnut.

Dochází-li ke zpracování více kategorií osobních údajů a některé kategorie údajů již nebudou nezbytné pro naplnění žádného z výše stanovených účelů, tyto údaje neprodleně vymazáváme, popř. anonymizujeme, tj. technicky nevratně upravujeme tak, že na jejich základě nelze provést identifikaci konkrétní osoby, tzn. takovéto údaje již nemají povahu osobního údaje.

Délka zpracování většiny dat je určena právními předpisy, podle kterých je délka archivace v ANB nastavena.

Vaše osobní údaje, které zpracováváme pro účely, jejichž právními tituly jsou splnění smlouvy, splnění povinností z právních předpisů a ochrana našich práv a oprávněných zájmů, zpracováváme do doby ukončení smluvního vztahu, příp. do doby vyřešení a vypořádání všech souvisejících právních záležitostí (např. neuhrazený dluh, běžící záruční doba, probíhající soudní či správní řízení apod.) a dále po dobu běhu promlčecí či prekluzivní lhůty.

Příjemci osobních údajů

Získané osobní údaje zpracováváme primárně za výše specifikovanými účely, v rámci naší vlastní činnosti. Údaje můžeme poskytnout třetím osobám pouze tehdy, ukládá-li nám to právní předpis, popř. nám k tomu dáte souhlas.

Pokud je to nezbytné k dosažení některého z výše specifikovaných účelů, předáváme vaše data třetímu subjektu, který je povinen nám doložit, že jeho úroveň zpracování osobních údajů a zabezpečení osobních údajů odpovídá předpisům na ochranu osobních údajů. V případech, kdy nám tak stanovují právní předpisy, předáváme vaše data státním orgánům. K tomu dochází pouze v odůvodněných, zákonem stanovených případech.

V odůvodněných případech mohou být vaše osobní údaje, které jsou uložené v informačních systémech zpracovávány zpracovateli – externími dodavateli informačních systémů, a to za účelem údržby a rozvoje informačních systémů.

Případné předání osobních údajů do zahraniční (státy mimo EU a mezinárodních organizací) je možné výlučně na základě právního předpisu nebo mezinárodní smlouvy, kterou je Česká republika vázána. Volný pohyb osobních údajů v rámci Evropské unie z důvodu ochrany fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů není omezen ani zakázán.

Podmínky zabezpečení osobních údajů

Jako správci osobních údajů prohlašujeme, že jsme přijali veškerá vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů a k osobním údajům mají přístup pouze jím pověřené osoby.

Jaká jsou vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme transparentně, korektně a v souladu s předpisy upravujícími ochranu osobních údajů. Máte právo na přístup ke svým osobním údajům, jakož i další práva, pokud se domníváte, že zpracování vašich osobních údajů není v pořádku.

Právo na přístup k osobním údajům

Podle článku 15 Nařízení máte právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje právo

získat informaci, zda dochází ke zpracování osobních údajů;
získat informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání osobních údajů mimo EU;
získat kopie zpracovávaných osobních údajů (pokud tím nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

V případě opakované žádosti, či zneužívání tohoto práva, je ANB oprávněno za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

Právo na opravu nepřesných údajů

Podle článku 16 Nařízení máte právo, aby byly bez zbytečného odkladu opraveny nepřesné osobní údaje, které se vás týkají a které zpracováváme.

Právo na výmaz

Podle článku 17 Nařízení máte právo, aby byly vaše osobní údaje vymazány, pokud neprokážeme oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Právo na výmaz není tedy právem absolutním a každá žádost o výmaz bude ze strany ANB individuálně posouzena.

Výmaz osobních údajů nelze dále učinit v případě, kdy ANB zpracovává osobní údaje např.:

na základě právní povinnosti podle práva EU nebo práva členského státu, která ANB ukládá, aby osobní údaje uchovával (např. povinnosti podle zákoníku práce, zákona o bankách, zákona o účetnictví atd.),
ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, kterým je pověřen, nebo při výkonu veřejné moci;
z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví;
z důvodu archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely;
za účelem určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

Právo na omezení zpracování

Podle čl. 18 Nařízení máte do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud popíráte správnost osobních údajů, legalitu zpracování osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo podáte námitku proti jejich zpracování.

Právo na přenositelnost osobních údajů

Podle článku 20 Nařízení máte právo na přenositelnost údajů, které se vás týkají, a které jste poskytla/poskytl ANB, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat ANB o předání těchto údajů jinému správci. Právo na přenositelnost osobních údajů můžete uplatnit pouze tehdy, pokud je zpracování osobních údajů prováděno automatizovaně a jeho zpracování je současně založena na vašem souhlasu nebo smluvím vztahu, popř. pokud ANB přenos údajů umožní.

V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze žádosti o přenositelnost osobních údajů vyhovět.

Právo vznést námitku proti zpracování

Podle článku 21 Nařízení máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které jsou zpracovávány z důvodu oprávněného zájmu ANB, popř. na základě přímého marketingu.

V případě, že ANB neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převyšuje nad vašimi zájmy (jako subjektu údajů), je ANB povinna na základě námitky vyhodnocené jako důvodné ukončit zpracování bez zbytečného odkladu.

Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Zpracováváme-li osobní údaje na základě vašeho souhlasu, jste oprávněni tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování vašich údajů, které bylo činěno na základě platného souhlasu až do momentu jeho odvolání.

Chcete-li omezit nebo odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, můžete nás kontaktovat běžným způsobem. Nastavení souhlasu můžete změnit také v našich elektronických portálech.

Automatizované individuální rozhodování včetně profilování

Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro vás mohlo mít právní účinky nebo se vás obdobným způsobem významně dotklo. ANB v tomto směru uvádí, že neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními následky pro subjekty údajů.

Právo obrátit se na Úřad na ochranu osobních údajů

V případě pochybností týkající se ochrany a zpracování vašich osobních údajů máte právo obrátit se
na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Jak můžete svá výše uvedená práva uplatnit?

Pro uplatnění veškerých svých výše uvedených práv nás můžete kontaktovat běžným způsobem na zveřejněných kontaktních místech.

Základní pojmy

Pojem	Význam pojmu
Dozorový úřad	Úřad na ochranu osobních údajů, Praha 7, Pplk. Sochora 27 www.uoou.cz
EU	resp. Unie, Evropská unie je definována jako nástroj, který si členské státy vytvářejí k prosazování svých společných cílů
Evidence	jakýkoliv strukturovaný soubor osobních údajů přístupných podle zvláštních kritérií, ať již je centralizovaný, decentralizovaný, nebo rozdělený podle funkčního či zeměpisného hlediska
Nařízení	Nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů). V textu též jen „Nařízení“. Označováno též jako GDPR.
Osobní údaje	Veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjekt údajů); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
Pověřenec	Osoba dohlížející na soulad zpracování osobních údajů s Nařízením, kontaktní místo pro subjekty údajů a dozorový úřad (Úřad pro ochranu osobních údajů).
Profilování	Jakákoli forma automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k fyzické osobě, zejména k rozboru nebo odhadu aspektů týkajících se jejích pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmu, spolehlivost, chování, místa, kde se nachází, nebo pohybu.
Příjemce	Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli. Avšak orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právem členského státu, se za příjemce nepovažují; zpracování těchto osobních údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s použitelnými pravidly ochrany osobních údajů pro dané účely zpracování.
Souhlas subjektu údajů	Jakýkoliv svobodný, konkrétní informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů.
Správce	Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; jsou-li účely a prostředky tohoto zpracování určeny právem Unie či členského státu, může toto právo určit dotčeného správce nebo zvláštní kritéria pro jeho určení. Pro účely tohoto dokumentu je správcem Asociace nájemního bydlení z.s., sídlem Jungmannova 750/34, Nové Město, 110 00 Praha 1, IČ: 091 27 216, zapsaný ve spolkovém rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. L 73387.
Subjekt údajů	Fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat odkazem na určitý identifikátor – osobní údaj.
Třetí strana	Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který není subjektem údajů, správcem, zpracovatelem ani osobou přímo podléhající správci nebo zpracovateli, jenž je oprávněna ke zpracování osobních údajů.
Zákon č. 110/2019 Sb.	Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.
Zpracování	Jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
Zpracovatel	Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.
Zvláštní kategorie osobních údajů	Osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či politickém přesvědčení nebo členství v odborech, genetické údaje, biometrické údaje jedinečně identifikující fyzické osoby a údaje o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.

[LB1]Tato možnost musí být umožněna.